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見積/請求書の作成・管理をシステムで効率化

2017/10/30

見積書や請求書をエクセルで作成していませんか?


エクセルで作成した見積/請求書は、「いつ?誰に?いくらで?どの案件の?」書類を発行したのか、またどの案件が受注/失注になったか、請求済なのかどうかをさらに別のエクセルで管理する必要があり、非常に手間がかかります。


当社内では、お客様に提出する見積書作成から請求書発行まですべてシステムで行っています。


本記事では、当社内で利用している見積/請求書作成・管理システムの機能やメリットを紹介していきます。


まず、見積書を発行する前に上司の承認を得るため稟議機能を使います。


起案した見積内容が各上司の元にメールにて送信され、上司はメールに記載のURLから内容を確認して、承認/却下ボタンにての決裁処理を行っています。


承認されると担当者が見積書を発行可能となります。


見積書の作成もシステム画面上で行い、発行日、顧客名、件名、項目名、単価、個数、金額などを入力するとPDF形式で出力された見積書が発行されます。


過去の見積データをコピーして簡単に作成する機能もあり、定例の案件も効率的に見積作成を行うことができます。


作成した見積データはデータベースに保存されますので、過去に発行した見積書の検索や金額の集計も容易に行うことができます。


見積金額、受注金額、受注率/失注率などを1ヶ月や四半期、年度などの期間で分析ができるほか、顧客別の見積金額、受注金額も確認可能です。


現在の受注案件や未受注案件の一覧をCSVで出力することで、会議資料にそのまま活用することもできます。


見積データとして入力した納期から売上月ごとの売り上げ予測を行うこともできます。


請求書の発行は見積データを引用して行うため、エクセルのように見積書をコピーして請求書用フォーマットに貼り付けてなどという手間もなく、「誰に?いつ?どの案件を?いくらで?」請求を行ったのかを簡単に調べることができます。


請求データもデータベースに蓄積されますので、「本日は何件の請求があって、その合計金額はいくらだ?」と経営幹部に聞かれてもすぐにシステム画面にて集計して答えることができます。


また、入金消し込みを行う機能もあり、入金済/未入金のステータスにて売掛金管理も行っております。


当社では、見積/請求書作成・管理をシステム化することで、事務作業を効率化するだけでなく、経営管理の自動化を実現しております。


当社内で活用している見積/請求書作成・管理システムは、他社様向けのカスタマイズ導入が可能です。


もし、見積/請求書の管理に困っている、もっと効率的に見積/請求管理がしたいというニーズをお持ちでしたら、是非ともお問い合わせください。


システムの導入手順などの詳細につきましては、下記ページをご参照ください。