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会議案内・出欠管理システム『e事務局』の特長

2017年11月30日

業務システム、e事務局

多くの会員が所属している団体の事務局運営において、会議の案内をするたびにFAX費用が多くかかったり、出欠の集計にも多くの手間がかかっていませんか?

 

当社が開発した『e事務局』は、会議やセミナーの出欠管理業務をサポートするWEBシステムです。

 

当システムでは、会議案内をFAXや郵送ではなく電子メールで送信し、メールに記載されているURLからご回答いただくことで、送信から集計作業までの自動化・効率化を図ることが可能です。

 

詳細なシステムの説明は記事の最後に記載のURLからご確認ください。

 

本記事では、昨今IT化がますます進みグループウェアやスマートフォンアプリなどが普及し、出欠管理システムの導入を検討されている団体様や企業様も多いかと思いますので、改めて当社の出欠管理システム『e事務局』の特長をご紹介したいと思います。

 

【e事務局の特長】

●集計の自動化

 出欠の回答は自動的に集計され、回答/未回答、出席/欠席の人数がリアルタイムに把握可能

 集計結果はCSV出力により、参加者名簿も簡単に作成可能

 

●様々な形式の回答フォームを作成可能

 選択形式(単独/複数)、自由入力形式など様々な回答フォームを作成可能

 

●回答期限・送信予約設定

 会議の日程に合わせて、回答期限や送信予約を設定可能

 

●柔軟なグループ送信設定

 設定したグループメンバーのみへの送信だけでなく、複数グループへの同時送信、グループ内の特定メンバーのみを選択しての送信も可能

 

●未回答者へのリマインド機能

 未返信の方のみへのリマインド通知が可能

 

●会議案内のコピー作成

 前回の会議案内の内容をコピーし最低限の変更のみで案内を作成可能

 

●スマートフォンからも操作しやすい回答フォーム

 会議案内への回答フォームはスマートフォンでの操作にも対応した見やすい画面

 

●システムカスタマイズが可能

 当社の独自システムのため「ここをもっとこうしたい」など、ユーザー様のご要望に合わせてカスタマイズが可能

 ※カスタマイズ内容に合わせて費用が必要です

 

●FAX連携機能(オプション機能)

「会議案内をメールやシステムに切り替えたいけど、高齢の会員様もいて、なかなかFAXからメールやシステムに切り替えられない」 

「半分の会員へはメールで送信しているが、もう半分の会員はまだFAXで送信していて、送信を2回しないといけない」

などの、お悩みはありませんか?

e事務局では、メールを利用されていない会員様へは、システムから同時にFAXを送ることも可能です。

本機能では、1度の操作でメールとFAXを同時に送信できるため、FAX送信から出欠管理システムへの過渡期にも柔軟に対応できます。

 ※送信件数に合わせて、ネットFAX送信料が発生します

 

以上が当社の出欠管理システム「e事務局」の特長です。

 

e事務局はすでに商工会議所をはじめとする団体事務局で実際に導入され、コスト削減、業務効率化に役立てて頂いております。

 

事務局スタッフの作業効率化、会員の皆様への便利な情報共有システムの導入をお考えの方は、是非ともご利用をご検討ください。

 

詳しい使い方や、導入費用につきましては、下記URLをご覧の上、お問い合わせください。

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